Uitfaseren en beschikbaar houden van erfgoed data

Onlangs hebben wij bij Gemeente Berkelland een uniek project afgerond. In samenwerking met het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers en DataMatters heeft MY-LEX bij Gemeente Berkelland zaken en documenten uit een oud Zaaksysteem/DMS volledig uitgeplaatst naar het e-depot van het Erfgoedcentrum. Vervolgens wordt deze data vanuit het e-depot via MY-LEX Overheid® ontsloten en beschikbaar gemaakt voor de medewerkers van de gemeente.

Opdracht: uitplaatsen Zaaksysteem maar data beheerbaar houden

Gemeente Berkelland is al geruime tijd gebruiker van verschillende MY-LEX oplossingen, voor het toegankelijk maken en delen van informatie, uit de verschillende systemen die in gebruik zijn. Voor het uitplaatsen van een Zaaksysteem, hebben zij daarom onze consultants gecontacteerd. Het doel was namelijk om het betreffende systeem volledig uit te faseren maar tegelijkertijd alle data (metadata zaken/documenten en de documentbestanden) raadpleegbaar en voor archiefdoeleinden beheerbaar te houden. Het e-depot in combinatie met MY-LEX Overheid® maakt dit mogelijk.

Uitplaatsen i.p.v. overbrengen houdt data toegankelijk voor gemeente

Om digitale duurzaamheid te kunnen waarborgen en overbrenging in de toekomst te vergemakkelijken, is gekozen voor de samenwerking met het Erfgoedcentrum (voor het e-depot, de software waarvan geleverd wordt door DataMatters). De informatie uit het zaaksysteem is gemigreerd naar het e-depot en vervolgens ontsloten als actieve bron in het MY-LEX Overheid® portaal van Gemeente Berkelland, zodat alle medewerkers de zaken en documenten kunnen (blijven) raadplegen.
“Dit was voor ons een bijzonder project. Normaal gesproken wanneer een overbrenging van bijvoorbeeld een Zaaksysteem plaatsvindt naar een e-depot, is deze data niet meer te bewerken. Beheer én hosting liggen vanaf dat moment bij het regionaal archief. Nu hebben wij in plaats van overbrenging, een uitplaatsing bewerkstelligd, zodat de digtiale archiefdata door de gemeente zelf gehost blijft en onder de verantwoordelijkheid van de gemeente valt.” Aldus Pieter van der Moezel, Implementatie Consultant bij MY-LEX.

De DIV medewerkers van de gemeente kunnen via het e-depot metadata van zaken en documenten blijven bewerken. Bovendien is ook vernietiging (wettelijke verplichting) in het e-depot mogelijk. Mutaties worden regelmatig via MY-LEX Overheid® binnengehaald en blijven, zoals in het geval van een Zaaksysteem, raadpleegbaar via het portaal.

Het laatste nieuws en updates

Volg ons op LinkedIn
Laatste nieuws

Contentintegratie

Contentintegratie definieert het proces van het verzamelen, structureren, rangschikken en toegankelijk maken van alle relevante gegevens voor een professional in een bepaald segment, via één portaal of vanaf meerdere applicaties.

Wat is contentintegratie

MY-LEX® sinds 1987

De geschiedenis van een pioneer

35 jaar MY-LEX

MY-LEX®

MY-LEX is een softwarebedrijf dat zich in de afgelopen 35 jaar gespecialiseerd heeft in het ontwikkelen van technologie en oplossingen voor informatie-ontsluiting, contentintegratie en in de laatste jaren, voor het beheer van de volledige document-lifecycle.

Van organisatiebrede applicatie-integratie en ontsluiting, uitfaseren van oude systemen, toegang tot geo-attributen, archiveren en anonimiseren, tot het vernietigen van documenten.

Missie

MY-LEX Suite®

LinkedIn

Abonneer je op onze nieuwbrief

Inschrijven

Direct Naar

Aanmelden nieuwsbrief

Meld je aan en ontvang 6 keer per jaar onze nieuwsbrief met updates, nieuwtjes over MY-LEX en de laatste ontwikkelingen omtrent datamanagement.