Corporaties ondersteunen bij datamigratie en het schoonhouden van nieuwe applicaties

Woningcorporaties hebben de laatste jaren enorme stappen gezet als het gaat om het gebruik en management van data. Maar wat is voor hen de volgende stap om gegevens zo optimaal mogelijk te gebruiken en zo processen te optimaliseren? CorporatieGids.nl sprak erover met Manager Sales en Relaties Tony Jans, Accountmanager Rob Koomans en Commercieel Directeur Sean Moayedi van MY-LEX.

Het inzichtelijk krijgen van data is de laatste jaren voor steeds meer corporaties een uitdaging, begint Rob het gesprek: “We spreken veel woningcorporaties en komen steevast hetzelfde tegen. Men is vaak bezig met uitfaseringsvraagstukken waarbij ze uitdagingen ondervinden over het inzichtelijk krijgen van hun gegevens. Dat zegt veel over de kwaliteit, maar ook over de bronnen waarin ze opgeslagen zijn. Woningcorporaties die wij spreken weten dat zij stappen moeten gaan ondernemen, maar er is echter nog wel een serieuze afstand af te leggen voordat men bij het einddoel is bereikt.”

Inzage in data

Op de vraag wat goed datamanagement precies inhoudt, zegt Tony inzage krijgen in je gestructureerde én ongestructureerde data. “Pas daarna kun je stappen zetten om de kwaliteit te verbeteren. Daarnaast is er een verschil tussen beleid inzake data en de uitvoering ervan. Je kunt het beleid prima op orde hebben, maar als de praktische uitvoering niet volgens beleid gebeurt, dan schiet de organisatie er niets mee op.”

Tevredenheid verbeteren

Aan de slag gaan met data is volgens Rob essentieel om de huurderstevredenheid verder te verbeteren. “Wanneer een huurder een vraag heeft of inzage in data wil, is het zaak hen snel te kunnen bedienen. Dit begint bij toegang tot de data binnen de corporatie. Er zijn in de loop der tijd steeds meer bronnen gekomen waarin gegevens worden gegenereerd of opgeslagen, zoals DMS-oplossingen, klantportalen, ERP-systemen of e-mailapplicaties. Dit maakt het geheel onoverzichtelijk en tijdrovend om de juiste informatie – als deze al actueel is – te zoeken.”

Data niet vervuilen

“Binnen de corporatiesector is het van oudsher normaal om van leverancier A naar leverancier B te migreren,” vervolgt Rob. “Op deze manier neemt men oude data mee en ‘vervuilt’ men in feite direct de nieuwe applicatie. Wij helpen corporaties bij dit dataprobleem middels MY-LEX Legacy®. Door de data hierheen te verplaatsen, te indexeren én beheerbaar te houden, wordt vervolgens de 5 à 10 procent aan opgeschoonde lopende zaken gemigreerd naar de nieuwe applicatie. Zo kunnen corporaties versneld afscheid nemen van hun oude applicatie en schoon beginnen. Onze eigen ontwikkelde manier van indexeren maakt ons goed in het ordenen van gestructureerde én ongestructureerde data. Naast de metadata indexeren wij namelijk ook het volledige bestand. De data kan vervolgens middels de API standaard getoond worden bij zoekopdrachten in de applicaties aan de klantzijde, zoals het ERP-systeem, intranet en in portalen. MY-LEX Legacy® wordt ook door veel gemeenten gebruikt en is dus marktonafhankelijk. Dat brengt corporaties als voordeel dat ze uitdagingen vanuit verschillende invalshoeken kunnen aanpakken.”

Marktleider

MY-LEX is namelijk marktleider in de overheidssector. Op de vraag wat corporaties van deze organisaties kunnen leren, vertelt Sean: “In deze sector bedienen wij 100 klanten, van klein tot aan de gemeente Rotterdam. Hierbij zien we dat er veel beweging is tussen zaak- en taaksystemen en DMS-oplossingen. Dit is vergelijkbaar met de beweging van ERP- en DMS in de corporatiesector. Ook zien wij veel beweging naar Sharepoint-oplossingen. Dit is bij een grote hoeveelheid data en zoekopdrachten een kostbare optie. De oude data beschikbaar houden in Legacy en schoon beginnen is dan een slimmere keuze.”

Uitdagingen

Kijkend naar de toekomst van datamanagement ziet het trio verschillende uitdagingen. Tony: “Iets wat wij tegenkomen in de projecten die bij corporaties lopen, is de aandacht voor AVG-gevoelige informatie die wordt opgeslagen. Door oude en ongestructureerde data goed te labelen, wordt het zoekresultaat getoond en vindbaar gemaakt. Sterker nog, binnen onze suite kan deze informatie goed beheerd worden en vervolgens worden vernietigd, afgelakt of geanonimiseerd.”

“Een ander voorbeeld is het fuseren van organisaties – en dus alle data. Men wil deze gegevens niet zomaar migreren maar liever beschikbaar houden, wat wij doen met MY-LEX Legacy®. Vervolgens wordt deze bron meegenomen middels de API in het nieuwe systeem en is de informatie beter vindbaar en toonbaar binnen de nieuwe organisatie.”

Uitfaseren

Het uitfaseren van oude systemen blijft de komende jaren ook een veelvoorkomend vraagstuk, sluit Rob af: “Voor een derde project zijn wij gevraagd voor het uitfaseren van een Corsa-applicatie. Deze bron kennen wij heel goed vanuit de overheidssector waardoor wij hier snel en efficiënt werk van kunnen maken. Wij hebben naast deze bestaande Corsa-connector meer dan zeventig connectoren op de plank liggen die direct ingezet kunnen worden. Datamanagement kent veel verschillende invalshoeken en uitdagingen. Door hier goed mee om te gaan, zijn corporaties in staat data nog beter te gebruiken en hun huurders nog beter te bedienen.”


Bron: CorporatieMedia, Foto: MY-LEX

Het laatste nieuws en updates