Menu
Het doorzoekbaar en toegankelijk maken van digitale informatie is een grote uitdaging, nu en in de toekomst. Deze uitdaging moet ook worden aangegaan door archiefinstellingen. Over twintig jaar, of straks onder het regime van de nieuwe archiefwet al over tien jaar, moeten archieven digitale informatie kunnen opnemen, beheren en toegankelijk maken.
In plaats van zelf het wiel uit te vinden hebben enkele archieven MY-LEX benaderd met de vraag in hoeverre wij hen kunnen helpen met deze uitdaging.
Met onze oplossingen, stelt MY-LEX zich als doel om de informatie voorziening voor organisaties te verbeteren, door alle gewenste informatiebronnen, doorzoekbaar te maken en te presenteren in elke gewenste applicatie. Voor archiefinstellingen gaat MY-LEX een stap verder en presenteren we deze gewenste informatie ook naar burgers en bedrijven via een publiek portaal. Voor ambtenaren houden wij bij het toegankelijk maken van deze informatie bovendien rekening met rollen en rechten.
Voor archiefdiensten heeft MY-LEX een zoekomgeving gebouwd die toepasbaar is op een e-depot van deze instelling. De zoekschil biedt de mogelijkheid om de informatie in het e-depot beschikbaar te maken aan de verschillende klanten. De zoekmachine houdt hierbij rekening met openbaar, beperkt- of niet openbaar materiaal. Daarnaast maakt het mogelijk dat een burger bij de openbare informatie kan, maar dat een ambtenaar die niet-openbare informatie nodig heeft in het werkproces daar wel bij kan.
Momenteel verzorgt MY-LEX deze specifieke dienstverlening bij onder andere het Noord Hollands Archief, Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) en Erfgoed Centrum Achterhoek Liemers.
Sinds 2018 werken wij samen met het BHIC om zodoende een antwoord te geven op de uitdagingen van archiefdiensten. Wij, hebben voor BHIC het archiefmateriaal van de aangesloten gemeenten en provincies, vanuit het e-depot ontsloten, voor zowel burgers interne medewerkers van het BHIC als de ambtenaren van de aangesloten gemeenten en de provincie. MY-LEX maakt het mogelijk om door alle gewenste informatie te kunnen zoeken uit hun e-depot dat geleverd wordt door het bedrijf Preservica. De zoekmachine zoekt niet alleen in de metadata maar kan ook de volledige tekst van bijbehorende documenten doorzoeken.
Burgers die zoeken naar bijv. bouwdepot/tekeningen kunnen deze inzien via het burgerportaal dat toegankelijk is via de website van BHIC. Zo hoeven zij niet langer naar de betreffende gemeenten zelf om vaak nog analoge tekeningen op te vragen.
Aangesloten organisaties kunnen toegang krijgen tot hun informatie zonder beperkingen van auteursrecht en rekening houdend met hun rechten en rollen. Hiervoor gebruiken ze het ambtenarenportaal met eigen account, waardoor zij na inloggen alles van zien waar zij recht op hebben en niet de informatie van andere organisaties of zelfs van de eigen organisatie waartoe zij geen rechten hebben. Dit is een unieke feature van ons portaal. Normaal gesproken krijgen een select aantal mensen (DIV) toegang tot een beheer omgeving van het e-depot om nog bij hun informatie te kunnen. In ons geval iedereen die een (geautoriseerd) account heeft (zonder extra kosten).
Voor archiefinstellingen zit onze grote meerwaarde in het kunnen presenteren van zowel publieke informatie naar burgers/bedrijven als het beschikbaar stellen naar ambtenaren. En dat op een eenvoudige en kostenefficiënte wijze. Dit uiteraard als aanvulling op de dienstverlening van archiefinstellingen en niet als alternatief.
Samen met het BHIC is MY-LEX bezig met de ontwikkeling van een nieuw koppelvlak voor Preservica (afwijkend van het Nationaal Archief) en hebben wij continu aandacht voor verbeteringen in de voorkant van ons portaal.
Tijdens de Archiefdagen 2022 tonen we samen met BHIC graag alle huidige mogelijkheden en de gezamenlijke toekomstige ontwikkelingen. We staan klaar voor al uw vragen en ontmoeten jullie graag!
Contentintegratie definieert het proces van het verzamelen, structureren, rangschikken en toegankelijk maken van alle relevante gegevens voor een professional in een bepaald segment, via één portaal of vanaf meerdere applicaties.
De geschiedenis van een pioneer
MY-LEX is een softwarebedrijf dat zich in de afgelopen 35 jaar gespecialiseerd heeft in het ontwikkelen van technologie en oplossingen voor informatie-ontsluiting, contentintegratie en in de laatste jaren, voor het beheer van de volledige document-lifecycle.
Van organisatiebrede applicatie-integratie en ontsluiting, uitfaseren van oude systemen, toegang tot geo-attributen, archiveren en anonimiseren, tot het vernietigen van documenten.
Abonneer je op onze nieuwbrief
Meld je aan en ontvang 6 keer per jaar onze nieuwsbrief met updates, nieuwtjes over MY-LEX en de laatste ontwikkelingen omtrent datamanagement.